Một trong những vấn đề quan trọng góp phần vào thành công khi tham gia đấu thầu chính là hồ sơ dự thầu. Hồ sơ thầu gặp sai sót có thể khiến bạn không thể tham gia đấu thầu. Trong bài viết dưới đây, xin hướng dẫn cách làm hồ sơ thầu cập nhật mới nhất với những thông tin, giấy tờ không thể thiếu trong hồ sơ thầu.

1. Cách làm hồ sơ thầu cập nhật mới nhất

Quy trình làm hồ sơ thầu cơ bản có 3 bước: Đọc hồ sơ mời thầu và bản vẽ thi công; Làm y nguyên các biểu mẫu theo hồ sơ dự thầu; Trình bài hồ sơ dự thầu.

Đọc hồ sơ dự thầu và bản vẽ kỹ thuật thi công

Việc đọc kỹ hồ sơ dự thầu giúp các đơn vị xây dựng nắm rõ được công nghệ thi công mà chủ đầu tư đề ra; nắm chắc điều kiện tiên quyết mà hồ sơ mời thầu đưa ra. Ví dụ như điều kiện về doanh thu bình quân trong 3 năm phải lớn hơn 20 tỷ, nếu không đáp ứng được điều kiện này thì Hồ sơ dự thầu sẽ bị loại.

Nếu các đơn vị để thiếu một trong các điều kiện này thì hồ sơ dự thầu sẽ không đạt tiêu chuẩn và bị loại ngay lập tức.

Làm theo các biểu mẫu hồ sơ dự thầu

Các đơn vị tham gia thầu lưu ý không được để sót biểu mẫu nào bởi nếu thiếu sót hoặc làm sai các biểu mẫu thì hồ sơ thầu sẽ bị loại ngay lập tức.

Trình bày hồ sơ thầu

Thông thường, một hồ sơ thầu sẽ bao gồm 3 phần chính: Năng lực (dành cho gói thầu và năng lực công ty); Biện pháp thi công và Giá dự thầu.

Đối với phần năng lực, bạn có thể lưu ý một số giấy tờ sau để đưa vào hồ sơ:

• Đăng ký kinh doanh (photo công chứng) theo quy định không quá 6 tháng
• Đăng ký mẫu dấu
• Các hợp đồng tương tự đã thực hiện
• Báo cáo tài chính có xác nhận cơ quan thuế, hoặc báo cáo tài chính được kiểm toán càng tốt
• Danh sách cán bộ thực hiện gói thầu dự kiến
• Tùy theo yêu cầu sẽ có nhiều nội dung cụ thể khác

Đối với biện pháp thi công, đơn vị tham gia dự thầu cần nắm được rõ các yêu cầu và viết thuyết minh biện pháp thi công, bản vẽ thi công.

Chú ý không bỏ qua các biện pháp của hồ sơ mời thầu vì chủ đầu tư sẽ chấm theo ý, các bạn có thể viết hay nhưng không có ý thì cũng ít điểm. Đơn vị xây dựng không nên sao chép nguyên nội dung từ các hồ sơ khác tránh tình trạng “râu ông nọ cắm cằm bà kia”, hồ sơ sẽ không được đánh giá cao, thậm chí bị đánh rớt.

Về phần giá gói thầu, đây là bước quan trọng bởi giá gói thầu ;chính là điều kiện để quyết định bạn có thể thắng thầu hay không. Khi các tiêu chí điểm về kỹ thuật đạt; thì giá gói thầu sẽ được hội đồng xét thầu căn cứ để đưa ra ý kiến lựa chọn nhà thầu chính; vì vậy lập giá gói thầu phải căn cứ mọi yếu tố để làm cho giá hợp lý nhất.

2. Lưu ý trong cách làm hồ sơ thầu

Khi làm hồ sơ thầu, các đơn vị tham gia thầu cần lưu ý một số thông tin sau:

• Kiểm tra kỹ Hồ sơ mời thầu đã đầy đủ thông tin cho 1 bản dự thầu chính xác chưa; nếu chưa phải ngay lập tức gửi công văn đến bên mời thầu; đề nghị làm rõ hồ sơ mời thầu.
• Không được thay đổi nội dung và hình thức của các biểu mẫu trong hồ sơ mời thầu yêu cầu; không làm thiếu biểu mẫu mà Hồ sơ dự thầu yêu cầu.
• Không nên bỏ qua các yêu cầu của hồ sơ mời thầu về biện pháp thi công kỹ thuật; không sao chép nguyên si các hồ sơ mời thầu đã có từ trước; cần chỉnh sửa nội dung sao cho phù hợp với công trình/bài thầu.
• Trong phần lập đơn giá dự thầu, bạn cần nắm được cách làm dự toán; hiểu bản vẽ thi công và bóc tách được khối lượng từ bản vẽ để kiểm tra.
• Soát lại một lượt nữa hồ sơ thầu để đảm bảo đầy đủ thông tin; biểu mẫu theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu.